Как успеть все

Как успеть все


Когда требуется сделать столько, что недостаточно времени в сутках на дела, на отдых и хобби, многие желают найти способы, как все успевать.

Планирование

Правильно созданные планы помогают многое успеть. Без них человек рассеян, не может сконцентрироваться на делах и выбрать очередность их выполнения, из-за чего тратится много времени.

Чтобы успеть все, рекомендуется расставить приоритеты. Согласно советам психологов, начинать лучше с самого трудного и важного, а потом уже переходить к более легким и приятным делам. Ассистент сначала исправляет главный отчет по работе, а потом уже занимается мелкими задачами: ответить на электронные письма, внести изменения в график недели и пр.

Следует понимать, что успеть за час задачу, которая обычно ставится на целый день, просто невозможно, поэтому начинать нужно с самого сложного. Сознание устроено так: когда вы справляетесь с тем, что вызывает отторжение, то появляется ощущение победителя, и делать все остальное получается быстрее. На этом правиле основывается система управления временем успешных людей.

Для разноплановых задач требуется мыслить по-другому. Чтобы успеть все, специалисты советуют настроиться на одну работу и выполнить ее, а потом уже приниматься за другую. Мозгу не придется резко перестраиваться на новое. Задания выполняются за меньшее время и с меньшими затратами сил. Сначала учитель математики составляет планы для ведения уроков в 5-х и 6-х классах, а потом уже проверяет тетради учеников.

Список целей и задач

Планирование с составлением списка дел — простой метод успеть все. Если надо разобраться с тем, как успеть все, достаточно вечером выделять 5-10 минут, чтобы определить основные задачи на завтра. Такое управление рабочим временем – эффективный инструмент тайм-менеджмента. В расписании рекомендуется писать действия кратко: позвонить кому-то, отправить письмо по адресу, прочитать комментарии к договору и пр. Допускается оформление в виде таблицы с графами:

  • задачи;
  • приоритет;
  • срок;
  • отметка о выполнении.

Список прост, но наглядно показывает, что положено выполнить, а также он дает возможность контролировать процесс. В течение дня возле выполненных задач ставят галочку.

АВС-планирование

Чтобы успеть все, необходимо распределить задания по буквенным значениям в зависимости от важности и выполнять в таком порядке:

  1. А – наиболее важные и значимые. Обычно это примерно 15% от дел, которыми занимается человек. Но они приносят 65% результата.
  2. В – важные. На них отводится 20% задач. Они приносят столько же результата.
  3. С – наименее важные. Это примерно 65% дел, но они дают только 15% результата.

Предпосылкой для создания этого метода планирования служит опыт, где показано, что соотношение важных и второстепенных дел на работе и дома в процентах примерно равное.

Принцип Эйзенхауэра

Американский генерал Д. Д. Эйзенхауэр предложил 4 категории задач:

  1. А – наиболее срочные и важные. Их требуется выполнять немедленно.
  2. В – срочные, но не слишком важные. Их часто путают с первой категорией, выполняют в первую очередь, а потом не хватает времени на действительно важные дела.
  3. С – не срочные, но важные. Их часто откладывают на потом, из-за чего они становятся очень срочными, и человек не успевает выполнять все. Допускается поручать их другим.
  4. D – не срочные и не важные. Обычно человек озабочен ими больше всего. Требуется научиться правильно их выявлять и приступать в последнюю очередь.

Выполняют дела по дому и на рабочем месте строго в такой очередности.

Хронометраж

Чтобы успеть все, необходимо изначально изучить, сколько затрачивается времени на конкретные действия. Для этого применяют хронометраж. Основная цель метода:

  • определить, на какие действия затрачивается больше времени и как успевать больше за меньший промежуток;
  • высвободить время для более важных задач;
  • выработать чувство времени.

Необходимо делать записи действий за день. Наблюдение длится 1-3 недели. На основе данных получают особенности графика и корректируют его так, чтобы больше времени отводилось на важное.

Делегирование полномочий

Если за короткое время надо успеть выполнить масштабную работу, то лучше разделить одну задачу на несколько простых. За дело браться не самостоятельно, а распределив полномочия между другими людьми.

Чтобы экономить время, рекомендуется перепоручать типы задач, если:

  • для выполнения нет достаточных навыков или знаний;
  • выполнить надо обязательно, а нет времени делать;
  • придется отвлекаться на несложные задачи, которые занимают время.

Если задача кажется сложной, то специалисты в области тайм-менеджмента советуют составить список отдельных этапов проекта и предварительных дел, которые помогут понять суть основного задания. Если пункт кажется трудным, его опять разбивают на составляющие.

Концентрация

Способ научиться успевать – сфокусироваться на одном проекте. Люди рассеянны, особенно если устали или задание не нравится. Чтобы сконцентрироваться на работе, убирают лишнее со стола или возле рабочего места. Необходимо удалить движущиеся предметы по возможности, т.к. они отвлекают внимание.

Тем, кто не может сконцентрироваться на деле, но хочет успеть все, во время больших периодов нагрузки рекомендуется использовать лайфхак с техникой pomodore. Русскоязычное население ее обычно называет просто «помидорка». Название связано с кухонным таймером в виде маленького пластикового красного помидора. Его заводили на 25 минут. Метод сводится к тому, что нужно выбрать 1 задачу и завести таймер на 25 минут. В течение этого времени нельзя отвлекаться. После звонка таймера делают перерыв на 5 минут. Это время предназначается для отдыха. Сегодня разработаны иные цифровые аналоги таймера.

Допускается делать 4 рабочих блока с перерывами по 5 минут. Получается 2 часа на выполнение задания. После этого разрешается большая пауза на 20 минут. Благодаря такому подходу человек может успевать много за ограниченное время. Он не отвлекается на мелочи. Подобные методы тайм-менеджмента позволяют эффективнее распоряжаться рабочим временем.

Отдых

Целеустремленные люди желают успеть сделать в жизни по максимуму. Они постоянно в движении и не останавливаются. Спешка сильно выматывает. Но нельзя забывать про время на отдых, устраивать минуты тишины. Методика дает удивительный эффект: уменьшает беспокойство, расслабляет.

Для медитации рекомендуется найти тихое место, принять удобное положение и представить море или лес. Ни о чем другом нельзя думать. Дополнительно можно включить соответствующие звуки на телефоне или компьютере. Спокойная музыка для медитации тоже подойдет. Нужно закрыть глаза, зашторить окна, выключить свет. В таком положении достаточно 15-20 минут для полноценного отдыха.

Когда постоянно решается вопрос, как успеть все, рекомендовано выделять время для пауз. Уменьшать возбужденное состояние помогут:

  1. Прогулки пешком. Желательно парк или другое уединенное место с природой.
  2. Воспоминания о моментах жизни, когда чувствовалось спокойствие, все удавалось.
  3. Уменьшение тонуса мышц. Физическое состояние человека сильно связано с психическим: оба зависят от работы единой нервной системы. Если сознательно замедлять дыхание и принять удобное положение тела, то возбуждение спадает. Чем больше площади тела соприкасается с поверхностью, тем меньше мышц задействовано и ниже тонус. Вместе с ним снижается уровень возбуждения. Из-за этого человеку легче расслабиться и заснуть в лежачем положении, а не стоя или сидя.

А вот отвлекаться на социальные сети, видео и прочее можно, только когда задачи на день выполнены. В противном случае это вредит рабочему процессу. На это время отключать подобные раздражители, которые отвлекают внимание. Вечером не стоит засиживаться до полуночи в социальных сетях. Вместо этого поспать до утра, а это 7-8 часов. Эффективное управление временем предполагает по возможности полный отказ от социальных сетей.

Постановка и достижение целей

В постоянном марафоне на тему как увеличить продуктивность работы, не стоит забывать собственные цели в жизни. Если каждый день делать шаг вперед, то человек чувствует воодушевление, которое распространится и на рутинные задачи. Это источник энергии. Главное условие — учиться, развиваться и экспериментировать, узнавать новое и применять это на практике.

Техника SMART

Для постановки целей используют методику SMART. Это аббревиатура, которая определяет критерии цели:

  • Specific. Цель конкретная, т.е. при постановке нужно четко представлять себе результат («написать детектив», «стать заместителем генерального директора», «открыть собственный магазин цветов»).
  • Measurable. Цель измеряется в количественных единицах («получать зарплату в 60000 рублей», «отжиматься 100 раз»).
  • Attainable. Цель достижимая. Ставя ее, учитывают свои способности, таланты, предрасположенности. Если не дается математика, то не стоит мечтать стать гением в этой науке.
  • Relevant. Цель соотносится с краткосрочными задачами. Чтобы написать книгу, изучают выбранную область, делают заметки, пишут главы постепенно.
  • Time-bounded. Достижение цели регламентируют во времени («похудеть на 10 кг за 3 месяца», «построить дом к октябрю следующего года»).

Цель устанавливают строго по таким критериям. Это позволит учесть все факторы, определить, какие действия осуществить для получения результата, и постоянно следить за процессом.

SWOT-анализ

SWOT-анализ проводится, чтобы разрабатывать стратегии с учетом преимуществ и недостатков, внутренних и внешних факторов. Аббревиатура означает:

  • S – strengths, т.е. сильные стороны. Это способности, таланты, черты, дающие преимущества.
  • W – weaknesses, т.е. слабые стороны. Это черты и факты, относящиеся к недостаткам.
  • O – opportunities, т.е. возможности. Ресурсы, которые используются в достижении цели.
  • T – threats, т.е. угрозы. Факторы, осложняющие достижение цели.

Сильные и слабые стороны — внутренние факторы, а возможности и угрозы влияют извне. Первые меняются с течением времени, если работать над ними. А вот на внешние факторы не получится влиять.


Заключение

Вопросом, как все успеть в жизни, задается каждый человек. Для этого планируют, выбирают приоритеты, делегируют полномочия, разделяют комплексные задачи на односложные. Важно время для отдыха, чтобы потом с новыми силами начать работу. Только тогда получится за день успевать сделать важные дела и быть продуктивным.

Поиск статей по тегам